Een deelnemer probeerde al een jaar grip te krijgen op de beschikbaarheid en planning van trainers binnen haar organisatie. Tijdens de workshop ‘Analyseren van data in Excel’ keek data-expert Marianne Dorder-Servet met haar mee. De oplossing bleek verrassend dichtbij. Binnen korte tijd stond er een werkbare aanpak die haar voortaan veel tijd kan besparen.
Het voorbeeld laat zien hoeveel winst ondernemers kunnen behalen door hun dagelijkse werkzaamheden te vertalen naar bruikbare data. Tijdens de eerste workshop in een reeks van twee gingen deelnemers hiermee aan de slag bij De Ondernemerswinkel Zuidoost.
Veel gegevens, maar verspreid opgeslagen
Ondernemers verzamelen vaak meer gegevens dan zij denken. Het probleem is dat die informatie verspreid staat over verschillende programma’s en nog veel handmatig wordt bijgehouden.
“Veel ondernemers zijn zich niet bewust van de manier waarop zij hun dagelijkse activiteiten kunnen vertalen naar data,” zag Florentine Mogendorff, adviseur bij KplusV en het Digitaliseringsoffensief. “Ook is het niet altijd duidelijk in welk systeem zij die gegevens het beste kunnen vastleggen.”
Deelnemers onderzochten daarom eerst welke zakelijke vragen zij willen beantwoorden. Welke resultaten moet je kunnen laten zien? Waarover moet je verantwoording afleggen? En welke informatie moet je daarvoor verzamelen?
Eerst de vraag, daarna Excel
Workshopleider Marianne Dorder-Servet liet zien dat een goede data-analyse niet begint met een formule, maar met een heldere vraag. Organiseer je bijvoorbeeld een evenement, dan moet je vooraf bedenken wat je achteraf wilt weten. Hoeveel bezoekers kwamen er? Hoeveel van hen waren er voor het eerst? Waar kwamen zij vandaan?
Pas als die vragen helder zijn, kun je bepalen welke gegevens je voor, tijdens en na het evenement moet verzamelen. Vervolgens kun je deze data gestructureerd vastleggen in Excel.
Aan het einde van de workshop werkten de deelnemers met hun eigen gegevens. Juist daar werd zichtbaar wat een deskundige blik kan opleveren. De deelnemer die al een jaar worstelde met haar trainersplanning, kreeg samen met Marianne snel het benodigde inzicht en overzicht.
Laagdrempelige uitleg
Deelnemers waardeerden vooral de heldere uitleg en de persoonlijke aandacht. In de evaluatie werd de workshop omschreven als “heel duidelijk”, “superlaagdrempelig” en “heel erg leerzaam”. Een deelnemer schreef dat zij nu weet hoe zij haar data moet bewaren.
Volgens Florentine kan het daarom waardevol zijn om een data-expert mee te laten kijken. “Wat voor een ondernemer heel complex lijkt, kan iemand met data-expertise soms snel terugbrengen tot een eenvoudige en werkbare oplossing.”
Van verzamelen naar analyseren
De workshop was het eerste deel van de reeks ‘Analyseren van data in Excel’. In het vervolg stond de volgende fase van de data-analysecyclus centraal: gegevens opschonen en voorbereiden, data analyseren en de uitkomsten helder visualiseren en communiceren.
Loop je zelf vast op een vraagstuk rond data? Via het Digitaliseringsoffensief kun je gratis een coachgesprek met Marianne Dorder-Servet aanvragen via info@zvvt.nl.
