Factuurfraude draait om het vervalsen van bestaande facturen. Het gaat zowel om geprinte als om digitale facturen: de oplichter onderschept een factuur door poststukken te stelen of door een e-mailaccount te hacken.
Hij wijzigt daarop alleen het rekeningnummer en stuurt de factuur vervolgens weer door naar de persoon die deze ook moest ontvangen. Degene die de rekening betaalt, maakt zonder het te weten geld over naar de fraudeur in plaats van naar het bedrijf dat de nota heeft verstuurd. Als u de oplichter heeft betaald, blijft de verplichting om de factuur te voldoen aan de echte leverancier bestaan.
Advies
Met de volgende maatregelen maakt u de kans kleiner dat u slachtoffer wordt van factuurfraude:
- Controleer waar mogelijk of het rekeningnummer op een factuur hetzelfde is als op de offerte die eraan voorafging;
- Wijkt een rekeningnummer op een factuur af, neem dan altijd contact op met uw eigen contactpersoon bij de leverancier. Doe dat via het bij u bekende telefoonnummer en niet via het nummer dat op de factuur wordt genoemd;
- Controleer ook of nieuwe contactpersonen inderdaad voor het betreffende bedrijf werken. Ook hier weer via het bij u bekende telefoonnummer van deze leverancier;
- Maak één medewerker binnen uw organisatie verantwoordelijk voor het aanpassen van bankrekeningnummers en zorg dat deze persoon de risico’s kent;
- Klik voor het beantwoorden van mail met uw klanten of leveranciers nooit op ‘reply’, maar selecteer het adres van de ontvanger altijd uit uw eigen adressenbestand;
- Beveilig uw mailserver goed en maak gebruik van een antivirussysteem. Laat uw personeel regelmatig hun inloggegevens aanpassen en zorg ervoor dat ze gebruikmaken van sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie;
- Beperk het aantal medewerkers dat toegang heeft tot de locatie op uw server waar de facturatiesoftware staat. Wijs hen vervolgens op de gevaren van virusaanvallen;
- Krijgt u een papieren factuur? Vraag voor de zekerheid een digitale versie zodatu die kunt vergelijken met de papieren factuur;
- Controleer elk document voordat u de factuur betaalt. Kijk goed naar het rekeningnummer. Is hier gewerkt met correctievloeistof, ziet u een stempel of een sticker? Neem dan contact op met de afzender. Zo kunt u checken of de factuur en het rekeningnummer kloppen.
Bron: www.fraudehelpdesk.nl
Fraudehelpdesk is partner van Upfront Security